lundi 31 janvier 2011

Faire une journée portes ouvertes : Quelques préconisations utiles

L'un des moyens les plus intéressant pour communiquer de l'activité d'une entreprise, c'est encore d'organiser une porte ouverte. Il est aussi possible d'organiser un salon, autour d'un thème lié à l'activité générale de l'entreprise. Cela peut se faire dans l'entreprise elle-même, mais cela a d'avantage d'effets en remontées positives lorsque l'on trouve un endroit à l'extérieur de l'entreprise.

Qu'elle endroit, pour qu'elle retombée ?

Selon le nombre d'invités attendus ou espérés, va dépendre du choix du lieu. Certains choisiront la salle de réunion d'un grand hôtel, voir d'un palace, d'autres de louer une salle de réception privée ou auprès d'une mairie.

L'important, est qu'en plus d'être un lieu accueillant, qu'il puisse accueillir un minima d'invités, qu'il puisse être facile à trouver mais aussi et surtout, que cette réception soit bien préparée en amont.

Avant le salon, communiquez sur cette présence : bons nombres d'outils sont à votre disposition.

> Pensez, par exemple à éditer des badges “VIP”. Vous réserverez ainsi à vos meilleurs clients une invitation privilégiée avec accès vip, incluant un certain nombres d'avantages (promotionnelles, par exemple).
> Des cartes d’invitations gratuites : A retourner par courrier postal à un ensemble de clients (des plus anciens aux plus petits) et de prospects. Vous pouvez (par exemple) constituer une base de prospects géographiquement proche de votre entreprise et/ou du lieu ou se trouve ce salon / porte ouverte.
> Vous pouvez aussi effectuer des e-invitations, personnalisables et gratuites.
> Communiquez sur votre présence avec les e-mailings salon.

Pour un retour positif sur ce type de communication, il est préconisé de viser un minimum de 1500 invités, Vip inclus.

De commencer à communiquer autour de cet évènement :

> Un mois ou deux avant, en mettant une communication en bas de page des courriels de l'entreprise, Vous pouvez aussi ajouter une communication avertissant de l'évènement à l'ensemble des courriers postaux qui partiront de l'entreprise. En parler sur le site internet, le blog ou la Fan Page de votre entreprise. Cela s'appelle créer le "buzz".
> Juste un mois avant, en retournant vos cartons d'invitations papier,
> Pensez à effectuer une relance à J+8 de cet envoi,
> Deux semaines avant, en envoyant les e-invitations
> Faire une relance générale, sur l'ensemble des "non-répondus" à H - 72 de l'évènement.

Durant le salon : Pensez aux hôtesses d'accueils qui distribueront un petit tract de bienvenu. Un buffet avec boissons étant la moindre des politesses.

Si vous êtes dans une salle à l'extérieur, décorez là aux couleurs de l'entreprise avec de grands panneaux signalétiques, des kakémonos, etc.

Bien entendu, vos salariés seront présents, votre force commerciale active !

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